Controla el tiempo

Ya está en la calle nuestro número 120 (septiembre de 2007), y entre otros reportajes, puedes leer el dossier que hemos dedicado a un tema tan complejo como la gestión eficaz del tiempo. En estos días he recibido varios e-mail y llamadas de lectores que me contaban sus experiencias e inquietudes sobre este tema. Por su interesante contenido destaco a uno de ellos:

“Hola, os escribo tras leer ‘Rentabiliza tu tiempo’. Es un buen dossier, pero presupone que tenemos subordinados, cosa que no tiene por qué ser así. En mi caso, soy el subordinado más subordinado, o dicho de otra manera, no tengo a nadie por debajo, porque soy el que menos categoría tiene en la oficina. Presupone el reportaje que se puede anotar lo que debes hacer en el día, algo que, por desgracia, no siempre es así. Puedo apuntar sólo un 50% de lo que debo hacer; el otro 50 % son imprevistos, que son usuales en mi labor, pero que nunca se, ni a qué hora van a surgir ni en qué van a consistir. No puedo planificar horarios, porque si mis jefes deciden que desean algo, no lo desean dentro de una semana, lo desean para ‘ayer’, por lo que debo dejar cualquier cosa que estoy haciendo para hacerlo. Los teléfonos en mi oficina se ‘deben’ coger en cuanto suenan, pues en el 80 % de los casos son urgentes, por lo que debo coger y hacer lo que me piden en ese momento. Como pueden ver en un minuto he demostrado que, para poder utilizar esos consejos (buenos, por otra parte), se deben dar unas circunstancias de trabajo que no siempre se dan. Ójala en mi caso pudiera poder hacer de una vez las cosas en el orden correcto y terminar un trabajo antes de hacer otro. Supongo que a estas alturas se estarán preguntando cuál es mi trabajo o si exagero. Soy técnico en gestión de piezas en un almacén, que surte a cadenas de montaje y donde no siempre los pedidos son correctos, pero hay que asegurar la no ruptura en el flujo de piezas. Ademas doy entrada a los albaranes de los camiones que traen las piezas, cosa que debo hacer en cuanto llegan, aunque no son puntuales. A veces me daría de cabezazos porque no se puede trabajar con interrupciones constantes, con personas que llaman o que te vienen a pedir cosas.
Yo no puedo tomar café, porque realmente no me daría tiempo a nada.
Una sugerencia buenísima es la de la agenda para apuntar cosas. En mi caso, es un cuaderno y una pequeña libretita. Y es muy útil para preguntas del tipo: ‘Esta pieza tuvo problemas hace 6 meses’. Al estar apuntado, tengo un histórico de labores, de peticiones y de cosas remarcadas. La agenda electrónica está fuera de mi alcance, pero para los jefes supongo que está bien.
Y lo que se dice en el dossier sobre las tareas por orden de importancia y de urgencia tambien está muy bien. Lo malo es que para los jefes sus peticiones son las más importantes. Un subordinado no puede, en muchas ocasiones, calibrar la urgencia del informe que le pide su jefe, pues a éste se lo ha pedido su superior, y el subordinado no sabe si se lo ha pedido para mañana o para dentro de un mes. Y eso me ha pasado: tener que hacer corriendo un tablero que refleje datos y gastos y ser para dentro de 15 días y no haberme comunicado ‘ese pequeño detalle’ mi jefe”.

Este lector cuenta una realidad, lamentablemente, muy generalizada en las empresas españolas. Estoy de acuerdo con él en que, aunque organicemos la jornada es muy complicado que todo se cumpla, pero también es cierto que cuánto más la planifiquemos, menos cosas quedarán a la improvisación.
Nuestros dossieres pretenden aportar consejos útiles que sirvan al mayor número de lectores, pero también sabemos que no todos esos consejos pueden ser aplicados a la vez y por todas las personas. En el citado reportaje no sólo damos consejos para aquellos que tienen subordinados, sino también para los que trabajan sólos o para aquellos que lo hacen en equipo.
En el caso de este lector, entiendo lo de que “el 50 % son imprevistos que nunca se ni a qué hora van a surgir ni en qué van a consistir”. Todos tenemos imprevistos, pero lo que se debe intentar es reducir con el tiempo ese porcentaje. Admito que en este caso es difícil porque gran parte de ese trabajo depende de la puntualidad de los camioneros, de la fiabilidad de los albaranes, de los que llevan las carretillas, de las peticiones de los jefes, de …, pero si intentamos establecer entre todos (los miembros de la empresa) unas normas de comportamiento: mayor puntualidad, que los albaranes se completen correctamente, que las cargas de los camiones se ajusten a la realidad, que… se pueden ir ganando puntos para que las cosas vayan saliendo cada vez mejor. Y eso es cuestión de establecer unas normas que sean asumidas de verdad por todos (para eso debe haber, en primer lugar, voluntad).
En el dossier decimos que el tiempo no se recupera, pero sí se consigue más ahorrando un poco de aquí y otro poco de allí, y ese tiempo que ganamos de otras tareas podemos luego invertirlo en aquellas que requieran mayor dedicación. Esas mejoras, al principio, no se notarán, pero con el tiempo, si intentamos establecer sistemas (que cumplan todos los miembros del equipo) de puntualidad, eficacia, rentabilidad, etc., comprobaremos que el ahorro es real.
Entiendo también que cada trabajo es un mundo, pero una gestión eficaz del tiempo redundará en beneficio de todos, y no sólo me refiero a mayor productividad (que es lo que más puede interesar a los jefes), sino que se conseguirá un mejor ambiente laboral, unos horarios más flexibles y más tiempo para disfrutar con la familia y amigos fuera del trabajo.
Este lector habla también del teléfono. Yo también soy partidario de cogerlo siempre (así lo decíamos en el dossier), pero muchas de las llamadas que podemos considerar “urgentes” (o que así las consideran quienes llaman) pueden esperar. Con esto no estoy diciendo que las olvidemos, sino que se puede establecer un orden de prioridad para las tareas que surgen a raíz de cada llamada y seguro que unas tendrán que hacerse antes que otras (y eso no va marcado por el orden en que llaman, sino por la prioridad de la tarea). También es cuestión de ‘educar’ a aquellos que nos llaman con prisas de que habrá tareas que no dependen directamente de nosotros, por lo que será conveniente delegarlas a otra persona o que, tal vez, una tarea que por defecto hemos ido haciéndola nosotros corresponde realmente a otros. Y no es malo decirle a ese que nos llama que determinada tarea no es nuestra sino de otro departamento o de otro responsable. Con el tiempo, esos ‘marrones’ que no nos corresponden (y que a lo mejor hemos estado haciendo porque ‘no había otro que los hiciera’) dejarán de atormentarnos. Muchas veces es cuestión de educar en prioridades a los otros.
Los imprevistos -como su propio nombre indica- nunca desaparecerán, pero sí podemos reducirlos (muchos de ellos nos vienen dados porque no hemos sabido decir ‘no’ en un determinado momento). Una gestión eficaz total del tiempo es una utopía, pero sí podemos ir ganando pequeñas batallas que a la larga se notará.

Publicado en la categoría: Javier Escudero